Coronavirus: come gestire il personale in Cina durante l’emergenza

Le aziende che operano in Cina si trovano ad affrontare la delicata questione della gestione dei dipendenti durante l’emergenza coronavirus e l’estensione delle vacanze ufficiali decretate dal Governo cinese.

I giorni di stop prolungati devono essere trattati come giorni festivi o come giorni di riposo, oppure devono essere detratti dalle ferie annuali? Le aziende possono chiedere ai dipendenti di lavorare da casa prima di riprendere il lavoro in ufficio? Come devono essere calcolati i pagamenti degli straordinari?

Grazie al contributo dei nostri partner dell’Italian Desk di Dezan Shira & Associates, tentiamo di rispondere ad alcune di queste domande.

1.Se un dipendente è infetto dal coronavirus, la società ha il diritto di interrompere il rapporto di lavoro?

In base agli artt. 40 – 42 della PRC Labor Contract Law, se il dipendente è infetto dal coronavirus e si trova a casa o in ospedale ed è per legge sottoposto a cure mediche, la società non può interrompere il rapporto di lavoro con questo dipendente.

2.Se il contratto di lavoro con il dipendente è giunto a termine durante il periodo di trattamento medico o la quarantena, come si deve gestire il rapporto di lavoro?

Il contratto deve essere esteso fino alla scadenza del periodo di trattamento sanitario/osservazione medica/quarantena o alla cessazione delle misure di emergenza adottate dal Governo cinese (art. 40, 41 e 45 della PRC Labor Contract Law; notice del PRC Ministry of Human Resources and Social Security del 24 gennaio 2020).

3.Quali sono gli obblighi dei dipendenti durante il periodo di trattamento medico / periodo di osservazione / periodo di quarantena?

Se il dipendente è in possesso di un certificato medico rilasciato da istituzione qualificata, il dipendente deve inviare il certificato alla società. Se il dipendente non è in possesso del certificato medico, deve informare tempestivamente la società della propria situazione.

4.A causa dell’epidemia causata dal coronavirus, la società ha sospeso le proprie attività. Come può l’azienda pagare gli stipendi ai dipendenti in queste circostanze?

Le regole variano a seconda della città.

Per Shangai (art. 12 delle Measures for the Payment of Wages by Enterprises in Shanghai Municipality – Revision 2016), “quando una società sospende gli affari o le operazioni durante un ciclo di pagamento degli stipendi, deve corrispondere il salario ai propri lavoratori ai sensi dell’accordo. Laddove la sospensione dei pagamenti superi un ciclo di pagamento salariale, la società può pagare gli stipendi ai propri lavoratori in base al nuovo accordo tra le due parti in conformità con il lavoro reso dai lavoratori. Tuttavia, gli stipendi non devono essere inferiori allo standard salariale minimo stabilito dal Comune”.

In città come Jiangsu e Guangdong, vale la regola di Shanghai in caso di sospensione per un solo ciclo paghe. Se la sospensione fosse prolungata ulteriormente, è possibile pagare unicamente le spese di sostentamento ai dipendenti, che non devono essere inferiori all’80% del salario minimo standard.

5.Se un dipendente si è recato di recente a Wuhan o in altre città della provincia dell’Hubei, è possibile chiedere al dipendente di rimanere in isolamento a casa per diversi giorni prima di riprendere il lavoro? Come farlo nel rispetto della legge?

Secondo la normativa cinese (Law of the People’s Republic of China on Prevention and Treatment of Infectious Diseases – Revision 2013), le malattie infettive sono suddivise nelle classi A, B e C.

La nuova polmonite da coronavirus è considerata una malattia infettiva di classe B, ma devono comunque essere adottate le misure per la classe A. È quindi necessario che le persone contagiate, i portatori di agenti patogeni o i pazienti sospetti vengano tenuti sotto osservazione medica in specifici luoghi designati ove si adottano tutte le altre misure preventive necessarie.

Sebbene non vi siano regole specifiche, si raccomanda alle società di adottare le misure necessarie per prevenire la diffusione dell’epidemia, come:

• delineare le mansioni lavorative dei dipendenti che devono restare a casa in isolamento e lavorare da remoto;
• chiarire con i dipendenti in questione tutti gli aspetti relativi al periodo di isolamento: salario, spese di sostentamento etc.;
• se non è possibile raggiungere uno specifico accordo tra il dipendente e la società, il datore di lavoro ha comunque diritto di chiedere al dipendente di lavorare da casa;
• se il dipendente si rifiuta di lavorare in isolamento da casa, la società può segnalare il suo comportamento alle competenti autorità amministrative per richiedere che vengano adottate misure per l’isolamento coatto.

6.Se i dipendenti rifiutano di collaborare con la società durante il periodo di ferie o isolamento prolungato, che cosa dovrebbe fare il datore di lavoro?

Non è consigliabile prevedere una sanzione disciplinare immediata. Normalmente si fa riferimento al sistema aziendale di performance review, alle clausole specifiche del contratto di lavoro e allo Staff handbook.

7.Da quando il Governo centrale ha annunciato l’estensione delle vacanze pubbliche per il Capodanno Cinese, e anche i governi municipali locali hanno emesso notifiche per determinare la nuova data di ripresa del lavoro posticipata, se il dipendente ha già richiesto le ferie annuali durante quello che ora è un periodo prolungato, come vengono classificati dal datore di lavoro questi giorni di assenza?

La situazione varia a livello locale, per cui è sempre consigliabile verificare le singole misure provinciali e municipali. A Shanghai, poiché la vacanza prolungata deve essere considerata come riposo settimanale, è preferibile consentire al dipendente di ritirare la domanda di ferie annuali. A Pechino, poiché il governo municipale locale incoraggia i dipendenti a prendere le ferie annuali durante questo periodo di festività, non è necessario il ritiro della domanda.

8.Se la mia società ha sede legale a Shanghai e ha filiali in altre città, quale politica sarà applicabile ai dipendenti locali?

Se la società ha dipendenti basati in diverse città, vanno seguite le politiche specifiche previste per quel luogo di lavoro (vacanze prolungate, tempo di ripresa del lavoro, retribuzione, etc.)

9.Se la società deve riprendere le attività prima della data ufficiale indicata dal Governo Cinese, come procede per ottenere l’approvazione?

Sulla base dell’annuncio pubblicato dal Governo municipale di Shanghai il 28 gennaio, sarà istituito un sistema speciale di approvazione per la ripresa dei lavori anticipati. La società deve fornire supporto documentale pertinente, tra cui informazioni sulle registrazioni dei dipendenti stranieri, un piano di risposta alle epidemie, una dichiarazione dove si dica che non è in corso alcuna epidemia sul luogo di lavoro. Tali documenti dovranno essere forniti al quartier generale di prevenzione dell’epidemia e controllo della città e agli uffici pertinenti per lo specifico parco industriale o distretto amministrativo.

Una volta rilasciata l’approvazione, la società può riprendere le operazioni. In caso di non conformità, la società deve essere immediatamente incaricata di interrompere la produzione e deve essere ritenuta responsabile ai sensi delle leggi e dei regolamenti locali.

Nuovo calendario per le festività e vacanze ufficiali

Estensione dell’attuale festività per il capodanno annuale fino al 10 febbraio: Anhui, Chongqing, Fujian, Guangdong, Guangxi, Guizhou, Hebei, Heilongjiang, Henan, Hunan, Mongolia interna, Jiangsu, Jiangxi, Jilin, Liaoning, Ningxia, Shaanxi, Shandong, Shanghai, Shanxi, Suzhou, Xi’an, Yunnan e Zhejiang.

La provincia di Hubei, dove si trova Wuhan (centro dell’epidemia di Coronavirus) ha dichiarato che il periodo di vacanza durerà almeno fino al 14 febbraio.

Pechino ha stabilito che le aziende dovrebbero consentire ai dipendenti di lavorare da casa fino al 9 febbraio, mentre Tianjin ha invitato le aziende a non riprendere le attività fino a nuovo avviso.

Fonte: China Briefing from Dezan Shira & Associates